W wielu firmach moment wyboru systemu informatycznego pojawia się dopiero wtedy, gdy dotychczasowe sposoby pracy zaczynają powodować coraz więcej problemów. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone dane, ręczne przepisywanie informacji czy trudności z kontrolowaniem procesów sprawiają, że potrzebne jest rozwiązanie porządkujące codzienną pracę. W takich okolicznościach analizowane bywa oprogramowanie Comarch, jednakże sam wybór systemu jest dopiero początkiem całego procesu.
Znaczenie ma głównie dopasowanie jego funkcji do rzeczywistych potrzeb organizacji. Przeciwnie wygląda praca niewielkiego przedsiębiorstwa, przeciwnie firmy prowadzącej sprzedaż w wielu kanałach, a jeszcze zupełnie inaczej organizacji, w której system musi obsługiwać rozbudowane procesy finansowe, magazynowe albo kadrowe. Przed podjęciem wyborów warto zatem określić, które czynności mają zostać przerobione, jakie dane powinny być dostępne w jednym miejscu oraz gdzie obecnie powstają najczęstsze błędy i opóźnienia.
Samo uruchomienie systemu nie oznacza jeszcze, że procesy w firmie zostaną w sposób automatyczny uporządkowane. W praktyce na prawdę dużo uzależniony jest od wcześniejszego przygotowania danych, ustalenia zasad pracy i określenia zakresu przeróbek. Wdrożenia Comarch mogą obejmować różne obszary działalności, dlatego przed rozpoczęciem prac niezbędne jest ustalenie, które moduły i funkcje będą naprawdę wykorzystywane. Istotne jest też sprawdzenie istniejących danych. Niekompletne kartoteki, powielone rekordy czy nieaktualne informacje mogą w przyszłości utrudniać pracę w nowym środowisku. Zdarza się również, że w trakcie analizy procesów wychodzą na jaw rozwiązania stosowane przez lata, choćby nie są już potrzebne lub powodują dodatkowe czynności. Ich przeniesienie bez zmian może oznaczać zachowanie starych problemów w nowym systemie.
Duże znaczenie ma sposób przygotowania pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Dosłownie poprawnie skonfigurowany system może być wykorzystywany niewłaściwie, jeśli osoby wykonujące codzienne zadania nie wiedzą, jakie czynności powinny wykonywać i z czego wynikają przyjęte zasady. Przy planowaniu modyfikacji warto uwzględnić czas niezbędny na naukę a także okres, w którym pracownicy mogą równocześnie poznawać nowe rozwiązania i realizować aktualne obowiązki. Nie zawsze także rozsądne jest wprowadzanie wszystkich modyfikacji równocześnie. Przy większych projektach znaczenie ma kolejność uruchamiania poszczególnych sekcji, ponieważ modyfikacja jednego procesu może wpływać na inne działania. Oprogramowanie Comarch może w takim układzie stanowić część większego środowiska informatycznego, w którym ważne są też integracje z innymi narzędziami, sposób konwersji danych a także zakres dostępu poszczególnych użytkowników.
Na przebieg całego przedsięwzięcia wpływają również kwestie, które na początku łatwo pominąć. Należą do nich w głównej mierze zasady archiwizacji, przygotowanie kopii danych, uprawnienia użytkowników, obsługa wyjątkowych przypadków a także sposób postępowania w przypadku, gdy standardowa funkcja nie odpowiada przyjętemu procesowi. Im bardziej wnikliwie zostaną opisane takie sytuacje przed uruchomieniem systemu, tym łatwiej ocenić, czy niezbędna jest zmiana organizacji pracy, dodatkowa konfiguracja czy integracja z innym wyjściem. Wdrożenia Comarch wymagają więc nie tylko i wyłącznie pracy technicznej, lecz również analizy tego, jak informacje przepływają między poszczególnymi działami. Zwłaszcza ważne staje się to wtedy, gdy jedna informacja jest wykorzystywana przez kilka osób na różnorakich etapach obsługi. W takim wypadku wręcz niewielka zmiana sposobu wprowadzania danych może mieć wpływ na kolejne czynności, raporty i dokumenty powstające w organizacji.
Polecam: comarch oprogramowanie księgowe.