Jeszcze przed rozpoczęciem przewozu powinno się ustalić wiele najmniejszych elementów, które w przyszłości wpływają na sposób realizacji całego zamówienia. Nie chodzi wyłącznie o wskazanie miejsca odbioru i dostawy. Znaczenie ma rodzaj towaru, jego masa, objętość, liczba opakowań, sposób zabezpieczenia a także warunki panujące w punktach przeładunkowych.
W przypadku ładunków o niebanalnych wymiarach konieczne może być wcześniejsze sprawdzenie sposobów dojazdu i przygotowanie dobrego pojazdu. Przy standardowych przesyłkach też występują ograniczenia, choć na prawdę często są mniej widoczne. W magazynie może brakować miejsca na oczekiwanie samochodu, dostawa może być przyjmowana wyłącznie w określonych godzinach, a załadunek może wymagać wcześniejszego przygotowania towaru. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają zebrania dokładnych danych przed ustaleniem dokładnego harmonogramu. Każda zmiana na tym etapie może mieć wpływ na kolejne decyzje, szczególnie gdy pojazd ma realizować więcej niż jeden przewóz w ciągu dnia.
Przy planowaniu trasy warto patrzeć szerzej niż wyłącznie na liczbę kilometrów. Droga wybrana na podstawie mapy może w rzeczywistych warunkach okazać się mniej praktyczna ze względu na ograniczenia dla cięższych samochodów, remonty, utrudnienia komunikacyjne albo skomplikowany dojazd do miejsca rozładunku. W przewozach obejmujących kilka punktów znaczenie moraz kolejność wizyt. Ładunek powinien być rozmieszczony w pojeździe w taki sposób, by dostęp do poszczególnych przesyłek odpowiadał kolejności rozładunków. W przeciwnym wypadku w trakcie postoju może być potrzebne przesuwanie innych produktów, co wydłuża obsługę. W pewnych sytuacjach korzystniejsza okazuje się trasa nieco dłuższa, ale pozwalająca zachować ustalone godziny przyjęć. Innym razem niewielka zmiana kolejności punktów może ograniczyć liczbę dodatkowych czynności. Takie decyzje zależą od konkretnego przewozu i nie da się ich sprowadzić do jednego uniwersalnego schematu.
Usługi transportowe i spedycyjne obejmują także kontrolę informacji pojawiających się już w trakcie realizacji zamówienia. Przewóz może przebiegać zgodnie z planem, ale wystarczy opóźnienie podczas załadunku, by niezbędne było ponowne sprawdzenie kolejnych godzin. Przy krótkiej trasie różnica kilkudziesięciu minut może nie mieć większego znaczenia, natomiast przy kilku zaplanowanych dostawach wpływa już na cały harmonogram. Z tego powodu istotne jest bieżące przekazywanie informacji wśród osobami odpowiedzialnymi za przygotowanie towaru, organizację przewozu i jego odbiór. W praktyce problemem bywają również rozbieżności między wcześniejszymi danymi a stanem realnym. O ile liczba palet jest większa niż podano lub towar zajmuje więcej miejsca, może pojawić się konieczność zmiany sposobu załadunku. Dokładnie tak samo funkcjonuje informacja o zmianie godzin pracy magazynu. Pozornie niewielka korekta może wymusić przesunięcie całej sekwencji przejazdu.
Przy regularnych przewozach zwłaszcza przydatne staje się analizowanie rzeczywistego przebiegu wcześniejszych zleceń. Sam plan nie pokazuje, ile czasu w rzeczywistości trwał załadunek, gdzie występowały postoje i w których miejscach pojawiały się trudności z przyjęciem towaru. Takie dane mogą mieć znaczenie przy przygotowywaniu kolejnych harmonogramów. O ile dany punkt regularnie wymaga dłuższego wymagania, warto uwzględnić to w planie zamiast zakładać czas wynikający tylko z odległości. Identycznie można oceniać przeznaczenie przestrzeni pojazdu a także częstotliwość sytuacji, w których konieczna była zmiana kolejności dostaw. W przewozach międzynarodowych dochodzą dodatkowe czynniki, w głównej mierze różnice w organizacji ruchu, przepisy bieżące na poszczególnych trasach a także czas niezbędny na czynności związane z przekraczaniem granic. W efekcie planowanie transportu pozostaje procesem zależnym zarówno od danych otrzymanych przed wyjazdem, jak i od warunków, które pojawiają się dopiero podczas realizacji zlecenia.
Źródło: transport morski FCL.