Zmiana systemu informatycznego w firmie na prawdę bardzo często jest związana z koniecznością uporządkowania procesów, które przez lata rozwijały się niezależnie od siebie. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorstw, w których część informacji znajduje się w różnorakich programach, arkuszach kalkulacyjnych albo dokumentach tworzonych ręcznie. Przed rozpoczęciem prac warto sprawdzić, skąd pochodzą dane, kto je wprowadza i w jakich momentach są wykorzystywane przez kolejne osoby.
Właśnie na tym etapie można zauważyć współzależności, których wcześniej nie brano pod uwagę. Wdrożenia Comarch nie sprowadzają się więc jedynie do uruchomienia wybranych funkcji. Niezbędne jest również zobowiązanie sposobu pracy z dokumentami, zasad dostępu do informacji a także zakresu danych, które mają być dostępne w poszczególnych obszarach działalności.
Innym zagadnieniem jest dostosowanie systemu do przemian zachodzących w biznesie. Organizacja może z w pewnych przypadkach zwiększać liczbę pracowników, wprowadzać nowe rodzaje produktów, podmieniać sposób obsługi zamówień albo skorzystać z dodatkowych kanałów sprzedaży. Ustawienia przygotowane na początku nie zawsze pozostają odpowiednie po kilku latach. Z tego powodu już podczas planowania warto zwrócić uwagę na rozwiązania, które można później przekształcać bez przebudowy całego środowiska. Oprogramowanie Comarch jest wykorzystywane w różnych procesach biznesowych, dlatego zakres jego zastosowania może wyglądać odmiennie w współzależności od potrzeb danej organizacji. Nie wszystkie dostępne możliwości muszą być potrzebne zaraz. Nierzadko rozsądniejsze jest rozpoczęcie od najważniejszych procesów i dopiero później rozszerzanie zakresu pracy, gdy pojawi się rzeczywista wymaganie.
Ważną częścią przygotowania pozostaje także określenie zasad dotyczących danych. W systemie mogą znajdować się informacje o kontrahentach, produktach, cenach, stanach magazynowych czy dokumentach historycznych. Każdy z owych zbiorów może mieć inne oczekiwania dotyczące aktualności i sposobu zastosowania. Szczególnej uwagi wymagają dane, które przez długi czas były tworzone według różnorakich reguł. Przykładowo ten sam produkt może występować pod kilkoma nazwami, a informacje o kontrahencie mogą być zapisane w różnorakich formatach. Przed migracją warto takie przypadki wykryć i zdecydować, które zapisy powinno się połączyć, zmodyfikować lub pozostawić bez ingerencji. Pominięcie tego etapu może później utrudniać wyszukiwanie informacji i prowadzenie analiz. Z kolei zbyt daleko idące porządkowanie danych może usunąć informacje, które okażą się potrzebne przy obsłudze starszych dokumentów.
W codziennym użytkowaniu znaczenie ma także sposób reagowania na sytuacje nietypowe. Standardowy proces dystrybucji czy przyjęcia towaru można stosunkowo łatwo opisać, ale rzeczywista praca obejmuje też korekty, zwroty, zmiany zamówień, anulowane dokumenty i przypadki wymagające dodatkowej akceptacji. Podczas wdrożenia warto prześledzić właśnie takie sytuacje, ponieważ to one na prawdę często pokazują ograniczenia przyjętego modelu pracy. Wdrożenia Comarch mogą wymagać sprawdzenia kilku wariantów tej samej operacji, zanim zostanie ustalona procedura obowiązująca użytkowników. Równie istotne jest przekazanie pracownikom informacji o tym, co zrobić w sytuacji błędnego zapisu albo niekonwencjonalnego dokumentu. Samo poznanie głównych funkcji programu nie za każdym razem wystarcza, jeżeli już system ma obsługiwać procesy, w których występują liczne wyjątki i współzależności między działami.
Warto zobaczyć: comarch oprogramowanie księgowe.